G

1900 986819

1001 điều cần biết về phần mềm hóa đơn điện tử 2019.

4.8 (96.19%) 21 votes

Hóa đơn điện tử đã được đưa vào sử dụng một thời gian. Nhưng bạn còn băn khoăn về sử dụng hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử? Bài viết này sẽ tổng hợp và giải đáp cho các bạn về những điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử năm 2019.

Nội dung chính trong bài

Hóa Đơn điện tử là gì?

Trả lời:

Theo khoản 1 điều 3 chương I trong thông tư 32/2011/TT-BTC thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thông máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Những đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước, vốn nước ngoài hay vốn nhà nước.
Bao gồm cả doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, dầu khí và Ngân hàng.(Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

 

1001 điều cần biết về phần mềm hóa đơn điện tử 2019.
1001 điều cần biết về phần mềm hóa đơn điện tử 2019.

Thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Bắt đầu áp dụng từ ngày 01/11/2018 và 24 tháng sau đó sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Và sau ngày 01/11/2020 phải sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy nếu còn thì phải hủy bỏ.

Những tiêu chí bắt buộc của hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử có những tiêu chí bắt buộc như hóa đơn giấy hiện hành, kể cả tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số hóa đơn. Tuy nhiên, do là chứng từ điện tử nên phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của bên phát hành.

Ngoài ra, Khi lập hóa đơn điện tử (chính xác theo ngày, giờ, phút, giây) sẽ thể hiện ngay trên hóa đơn. Tiêu chí này sẽ tránh được tình trạng phát hành hóa đơn lùi ngày.

Cách đăng ký phát hành hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử gồm 3 bước đơn giản như sau :

3 bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
3 bước làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
  • Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục, Thông tư 32).
  • Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn (theo Mẫu số 2 Phụ lục, Thông tư 32).
  • Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Sau đó Doanh nghiệp gửi cho cơ quan Thuế một lần duy nhất bằng cách in ra hoặc gửi qua cổng thông tin điện tử. Nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.

 

Cách tra cứu hóa đơn điện tử.

Trả lời:

Các bước để tra cứu hóa đơn điện tử.

  • Bước 1: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
  • Bước 2: Nhập thông tin của hóa đơn cần tra cứu vào các ô tương ứng như: Số hóa đơn, Mã xác thực (5 ký tự đầu) hoặc Mã nhận hóa đơn.
  • Bước 3: Nhập Mã kiểm tra và nhấn nút Tra cứu hóa đơn để tra cứu thông tin đã nhập.
  • Bước 4: Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và hiển thị 2 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf, bạn có thể tùy chọn:
    • Tải hóa đơn về lưu trữ bằng cách nhấn vào nút Tải về.
    • Tra cứu hóa đơn trên trang xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Làm sao coi được hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Khi tải hóa đơn điện tử về dưới dạng file .zip, bạn làm theo các bước sau để mở:

  • Giải nén file .zip vừa tải về.
  • Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml.
  • Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách:
    • Chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp không hiển thị IE, thì bạn chọn Browse để tìm IE.
  • Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho bạn xem.

Để xem được hóa đơn điện tử cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Trả lời:

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của bạn cần cài đặt thêm các chương trình như:

  • Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip.
  • Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Trả lời:

Với hóa đơn giấy bình thường, sẽ có ít nhất là 2 liên và tối đa là 9 liên.

Nhưng hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Hóa đơn điện tử chỉ là một hóa đơn gồm một hay nhiều trang. Doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan Thuế sẽ khai thác và xử lý trên hóa đơn điện tử đó.

Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?

Trả lời:

Theo như công văn mới nhất của Tổng cục Thuế vào năm 2019. Thì việc hóa đơn điện tử có đính kèm bảng kê là KHÔNG HỢP PHÁP. Tức là Hóa đơn điện tử KHÔNG được đính kèm bảng kê. Vì hình thức hóa đơn điện tử không có giới hạn số dòng trong một hóa đơn.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang.

Trả lời:

Từ những thông tin trên, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu phần trên đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị các thông tin giống như trang đầu của hóa đơn. Cụ thể:

  • Cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống phần mềm cấp tự động).
  • Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu.
  • Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.
  • Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Người mua hàng muốn chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy, có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?

Trả lời:

Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông, thì người bán hàng hóa được quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, và CHỈ ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI MỘT LẦN. Khi chuyển đổi Hóa đơn điện tử phải đảm bảo có chữ kí của giám đốc và con dấu của bên bán, và phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC.

Lưu ý: Ngoài ra Doanh nghiệp, khách hàng được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ, nhưng chứng từ đó chỉ có giá trị lưu trữ.

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai như thế nào?

cach xu ly hoa don dien tu in sai
cach xu ly hoa don dien tu in sai

Trả lời:

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử kế toán bị sai thông tin khách hàng, sai số lượng hay thành tiền… Phải sử lý như sau:

Nếu phát hiện hóa đơn sai khi chưa gửi cho người mua:

  • Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về hủy hóa đơn đã lập có sai sót.
  • Lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới và gửi cho người mua.

Nếu phát hiện hóa đơn sai sau khi đã gửi cho người mua:

  • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về hóa đơn sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của bên bán)
  • Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 để hủy hóa đơn lập sai
  • Lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới và gửi cho người mua.

Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Có phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường không?

Trả lời:

  • Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
  • Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử.

Trả lời:

Người mua hay người bán hàng hoá khi sử dụng dịch vụ, cần tạo hoá đơn điện tử để lập báo cáo tài chính hay ghi sổ kế toán đều phải lưu trữ hoá đơn trong một thời gian nhất định theo luật kế toán. Nếu bên mua hay bên bán sử dụng một bên trung gian cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử. Thì bên trung gian đó cũng phải lưu trữ hoá đơn điện tử theo luật quy định.

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao lưu toàn bộ các dữ liệu hoá đơn, có thể vào các thiết bị lưu trữ như usb, đĩa CD, DVD… hay lưu trữ trực tuyến (trên Google drive,…) để bảo vệ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Lưu ý: Lưu trữ Hóa đơn điện tử dù là người mua hay người bán, thì bạn vẫn cần phải lưu trữ song song cả 2 file PDF và file XML. Dù theo luật kế toán thì người bán phải lưu giữ trong vòng 10 năm. Nhưng để chủ động trong quá trình hoạt động thì người mua hay bán, bạn cũng nên lưu trữ 2 file này về máy của doanh nghiệp mình.

Ngày ký hoá đơn điện tử có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không? Có cách, chừa được hoá đơn điện tử không?

Trả lời:

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vấn đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

Hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì:

  • Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

(Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT- BTC).

Lưu ý: Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Hóa đơn điện tử có cần in ra để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan Thuế có yêu cầu Doanh nghiệp in hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

Căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Vậy nên doanh nghiệp không cần phải in Hóa đơn điện tử để lưu trữ.

Doanh nghiệp nếu cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, thì lúc đó mới phải sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử để làm thử tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.

Ngoài ra để cơ quan Thuế thanh tra, kiểm tra một cách thuận lợi. Thì Doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hóa đơn điện tử ra giấy. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.

Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Trả lời:

  • Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
  • Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
  • Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
  • Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt tin, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang Hóa đơn giấy của Hóa đơn điện tử?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

(Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng Cục Thuế, Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của BTC).

Chữ ký số dùng để Khai thuế, Nộp thuế qua mạng có thể sử dụng chung với phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian khách cung cấp không?

Trả lời:

Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác; khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp. Tuy nhiên, chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ 247

  • Địa chỉ: 46/59 đường số 18, Khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Hotline 1900 986819.
  • Email : info@giaiphapso247.com.