G

1900 986819

5 mẹo hay khi soạn thảo văn bản trên Word

Microsotf Office là phần mềm soạn thảo được dùng phổ biến hiện nay; và có lẽ người làm dùng nào cũng sử dụng thông thạo. Tuy nhiên những thủ thuật nhỏ dưới đây trong Word có thể làm bạn bất ngờ. Nó làm cho công việc soạn thảo văn bản dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều. Sau đây là 5 mẹo hay khi soạn thảo văn bản trên Word.

Lưu tập tin để tránh lỗi định dạng.

Lỗi phông khi copy từ máy này sang máy khác là lỗi thường gặp nhất. Vì vậy để tránh lỗi này hãy đổi lưu mặc định của Word từ .docx thành .doc bằng cách cách chọn thẻ File trên thanh công cụ rồi chọn Options, sau đó vào Save,chọn phần Save files in this format sau đó bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc).

Hãy lưu ý là không lưu file ở ổ C hoặc màn hình Destop. Vì file của bạn sẽ bị mất khi bạn cài lại Windowns. Bạn lựa chọn lại nơi lưu tập tin Word để tránh bị mất file. ở phần Default file location bạn bấm Browse để ấn định nơi lưu file mặc định. Thường là ổ không cài win.

Ngoài ra bạn nên chỉnh lại thời gian tự động lưu văn bản của word để tránh các sự cố đáng tiếc. Bạn chọn thời gian ở hộp thoại Save autoRecover information every.

Những mẹo hay khi soạn thảo văn bản trên Word
Lưu tập tin để tránh lỗi định dạng.

Giữ nguyên kiểu font khi chia sẻ file Word của bạn.

Nếu bạn muốn giữ nguyên kiểu font khi xem tài liệu ở bất cứ máy tính nào (cho dù máy tính đó chưa cài đặt font mà bạn đã định dạng). Hãy thiết lập như sau: Từ menu File bạn bấm chọn Options, duyệt tới mục Save. Tại Preserve fidelity when sharing this document, bạn hãy đánh dấu chọn trước dòng chữ Embed fonts in the file và bấm OK.

Giữ nguyên kiểu font khi chia sẻ file Word của bạn.
Giữ nguyên kiểu font khi chia sẻ file Word của bạn.

Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản.

Kiểm tra lại tài liệu trước khi in hoặc gửi đi, là một việc cần thiết để tránh những sai sót. Word 2016 sẽ giúp cảnh báo bạn bất cứ khi nào bạn muốn ghi lại hoặc in một tài liệu có thông tin đã sửa đổi, hoặc khi bạn gửi e-mail từ menu của Word.

Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau đó chọn Options, chọn tiếp Trust Center. Click vào Trust Center Settings…, sau đó vào Privacy Settings, và đánh dấu chọn bên cạnh “Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments”.

Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản.
Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản.

Tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau trong một văn bản.

Section Break, tạm dịch là sự chuyển phân đoạn. Nghĩa là bạn sẽ chia văn bản của mình ra làm nhiều phân đoạn, trong đó mỗi một phân đoạn có thể gồm một hoặc nhiều trang tương ứng với một Header hoặc Footer cố định. Trong word 2016, bạn thực hiện như sau:

  • Trước hết, hãy chèn các Header hoặc Footer chung cho văn bản (nằm trong thẻ Insert). Sau đó tạo thêm một phân đoạn (Section 2) bằng cách đặt con trỏ cuối trang của phân đoạn đầu tiên (Section 1); chuyển qua thẻ Page Layout, bấm lên biểu tượng Break. Từ danh sách hiện ra bạn chọn Next Page nếu muốn chuyển con trỏ sang trang tiếp theo. Hoặc chọn Continuous nếu muốn giữ nguyên con trỏ ở trang hiện tại.

  • Ở đầu trang của Section 2, bấm đôi lên Header đã tạo, hoặc chọn Edit Header từ biểu tượng Header. Trong khung Navigation, bấm Link to Previous trên thanh công cụ để bỏ thuộc tính này. Và như vậy bạn đã có thể tạo một Header khác tùy ý. Bạn làm tương tự đối với những section tiếp theo.

Chọn Font chữ mặc định cho dễ đọc hơn.

Font chữ mặc định trong Word 2016 là Calibri, trông bắt mắt trên màn hình. Nhưng nếu muốn dễ đọc hơn bạn nên sử dụng kiểu font chữ có các nét gạch chân như “sans-serif”.
Để thay đổi font chữ mặc định, bạn bấm các phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại Font. Font chữ nên dùng là font Times, cỡ 14. Chọn xong nhấn vào Save as Default, chọn “All documents based on the Normal.dotm template” và nhấn OK.

Những mẹo trên đây hy vọng có thể giúp bạn soạn thảo văn bản trên Word một cách thoải mải hơn.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ 247

  • Địa chỉ: 46/59 đường số 18, Khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Hotline 1900 986819.
  • Email : info@giaiphapso247.com.