Kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về kế toán công nợ và những việc mà kế toán công nợ phải làm nhé.
TÓM TẮT
Công nợ là gì?
Doanh nghiệp khi có phát sinh các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, hoặc là phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân / tổ chức khác, số tiền còn lại nợ sang kỳ sau được gọi tắt là công nợ. Người đảm nhận việc theo dõi công nợ này với khách hàng được gọi là kế toán công nợ.
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình dô đội ngủ kế toán để tổ chức bộ máu kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Những công việc kế toán là gì?
Lập danh sách các đối tượng cần theo dõi: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, chi nhánh…
- Tạo mã các đối tượng
- Thông tin liên quan đến các đối tượng: địa chỉ, số điện thoại…
Đối với từng đối tượng cụ thể cần xác định các tiêu chí theo dõi, quản lý công nợ:
- Thời hạn của mỗi khoản nợ
- Các hợp đồng được ký kết, chú ý về điều khoản thanh toán trong hợp đồng của từng đối tượng
- Các đợt thanh toán. Có thể thanh toán 1 hợp đồng thành nhiều đợt nên cần theo dõi được tất cả các đợt thanh toán
Công việc cần làm khi theo dõi công nợ:
- Khi phát sinh hợp đồng mua bán, cần ghi nhận các thông tin trong hợp đồng để theo dõi: mã đối tượng, tổng số tiền, các đợt thanh toán, thời hạn và số tiền của từng đợt (nếu có), lãi suất quá hạn (nếu có) => Lưu giữ và bảo quản hợp đồng để tiện cho việc tra cứu, kiểm tra khi cần thiết.
- Theo dõi số tiền được thanh toán của khách hàng, số tiền trả cho nhà cung cấp, số hoàn ứng… căn cứ vào các chứng từ: phiếu hoàn ứng, phiếu thu, giấy báo có… để theo dõi việc thanh toán công nợ => Lưu giữ chứng từ làm căn cứ đối chiếu
- Ghi sổ theo dõi công nợ (hoặc sổ nhật ký chung), định khoản các nghiệp vụ phát sinh => Làm cơ sở để lập các báo cáo, đối chiếu công nợ với các bên.
- Theo dõi, phân chia công nợ thành các kỳ hạn, bậc nợ. tính lãi trả chậm với các trường hợp quá hạn trả, thống kê các khoản nợ xấu, khó đòi
- Lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu hoặc vào cuối mỗi kỳ kế toán. Thường lập tối thiểu là 2 bản và có xác nhận của các bên, mỗi bên lưu ít nhất 01 bản làm căn cứ kiểm tra và thanh toán nợ.
- Lập các báo cáo tổng hợp cho tất cả các đối tượng để có thể kiểm soát và đánh giá tình hình công nợ, giá trị công nợ. Phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ, đánh giá tình hình công nợ trên một nhóm đối tượng, nhóm nợ cũng như kế hoạch tài chính của công ty.
- Lập các báo cáo chi tiết cho từng đối tượng cụ thể để làm cơ sở đối chiếu công nợ và đánh giá tình hình công nợ với từng đối tượng cụ thể.
Mối liên hệ công tác:
- Trực thuộc Phòng Tài vụ Công Ty : nhận sự chỉ đạo , phân công , điều hành trực tiếp của Trưởng phòng Tài vụ.
- Nhận thông tin về thanh toán của các kế toán cơ sở.
- Quan hệ với các Đơn vị nội bộ thuộc Công Ty trong pham vi trách nhiệm của mình đảm nhiệm.
Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau:
Các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán nhưng chưa thanh toán.
Các khoản phải thu, phải trả khác:
- Các khoản phải thu khác: phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.
- Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân…
Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.