G

1900 986819

Những lưu ý về hóa đơn điện tử

Rate this post

Khái niệm về hóa đơn điện tử?

  • Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định được quy định tại điều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC .
  • Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của Doanh nghiệp đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
  • Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.
  • Các loại Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ; hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là Hóa đơn điện tử.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử?

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. (Bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu)
Những lưu ý về hóa đơn điện tử
Những lưu ý về hóa đơn điện tử

Thủ tục để phát hành hoá đơn điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32).

  • Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
  • Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
  • Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
  • Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
  • Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32).

  • Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Cả 3 thủ tục trên được gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử; hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan thuế. Để thuận tiện, đỡ mất thời gian. Các thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử nên thiết lập cùng một lúc và gửi CQT 1 lần.

Với những bước hướng dẫn này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về mẫu số 1 và Phụ lục của Thông tư 32 để tải mẫu về và thực hiện theo hướng dẫn là có thể phát hành hóa đơn điện tử.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được sự hỗ trợ của công cụ phần mềm hóa đơn điện tử vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

Trong quá trình người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua:

  • Nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua.
  • Người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.

Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn có thể tiến hành làm các loại giấy tờ trên cùng một lúc và nộp cùng một lần cho cơ quan thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử lập sai.

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi trường hợp bị sai. Chúng ta xử lý như sau:

Nếu phát hiện hóa đơn sai khi chưa gửi cho người mua: 

  • Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về hủy hóa đơn đã lập có sai sót.
  • Lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới và gửi cho người mua.

Nếu phát hiện hóa đơn sai sau khi đã gửi cho người mua: 

  • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về hóa đơn sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của bên bán)
  • Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để hủy hóa đơn lập sai
  • Lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới và gửi cho người mua.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử.

Người mua hay người bán hàng hoá, sử dụng dịch vụ cần tạo hoá đơn điện tử để lập báo cáo tài chính hay ghi sổ kế toán, đều phải lưu trữ hoá đơn trong một thời gian nhất định theo luật kế toán. Nếu bên mua hay bên bán sử dụng qua một bên trung gian cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử thì bên trung gian đó cũng phải lưu trữ hoá đơn điện tử theo luật quy định.

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao lưu toàn bộ các dữ liệu hoá đơn, có thể vào các thiết bị lưu trữ như usb, đĩa CD, DVD… hay lưu trữ trực tuyến (trên Google drive,…) để bảo vệ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Lưu ý: Nếu bạn là người mua bạn cần lưu trữ song song 2 file đó là file PDF và file XML. Mặc dù 2 file này theo quy định của luật kế toán, người bán phải lưu trữ trong 10 năm. Tuy nhiên để chủ động, bạn vẫn nên lưu trữ 2 file này về máy tính của doanh nghiệp mình.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ 247 cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử đảm bảo luôn luôn hỗ trợ, hướng dẫn Khách hàng tận tình ngay khi khách hàng cần các nghiệp vụ về Hóa đơn để sử dụng dễ dàng nhất với mô hình riêng của từng Doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ 247

  • Địa chỉ: 46/59 đường số 18, Khu phố 1, Phường Bình Hưng Hòa, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Hotline 1900 986819.
  • Email : info@giaiphapso247.com.